KYC-Anforderungen für eine Schweizer Gesellschaft: vollständige Checkliste
«KYC» wird als Sammelbegriff verwendet. In der Praxis bezieht er sich auf spezifische Dokumentenlisten mit einer definierten Reihenfolge. Dieser Artikel erklärt genau, was eine Schweizer Bank oder ein Treuhänder anfordert, in welcher Reihenfolge und was Verzögerungen verursacht — damit Sie eine vollständige Akte vorbereiten können, bevor Sie erstmals einreichen.
Die zwei KYC-Momente für eine Schweizer Gesellschaft
Gesellschaftsgründung und Kontoeröffnung umfassen zwei separate KYC-Prozesse, die von verschiedenen Parteien in verschiedenen Phasen durchgeführt werden.
Gründungs-KYC (Treuhänder / Notar): Wird vor oder während der Gründung durchgeführt. Notar und Treuhänder müssen die Identität aller Gesellschafter und wirtschaftlich Berechtigten gemäss dem Geldwäschereigesetz (GwG) verifizieren. Dies ist leichter als Banken-KYC — konzentriert auf die Frage, wem die Gesellschaft gehört und die Bestätigung der Herkunft des Stammkapitals.
Bankkonto-KYC: Wird nach der Handelsregistereintragung durchgeführt, wenn die Gesellschaft ihr operatives Geschäftskonto eröffnen möchte. Banken wenden ihre eigenen Due-Diligence-Standards an, die umfangreicher als das Gründungs-KYC sind. Sie bewerten nicht nur, wer Sie sind, sondern was Ihr Unternehmen tut, woher Geld kommt und wer Ihre Gegenparteien sein werden.
Diese zwei Prozesse sind sequenziell. Die Bank wird kein Konto eröffnen, bevor die Gesellschaft im Register existiert. Der Notar wird die Eintragung nicht einreichen, bevor das Stammkapital eingegangen ist. Die Reihenfolge ist entscheidend.
Dokumentencheckliste — Gründungs-KYC (Notar / Treuhänder)
Für jeden Gesellschafter und jeden Direktor benötigen Sie:
- Gültiger Reisepass oder Personalausweis — Kopie akzeptiert; muss aktuell gültig sein
- Nachweis der persönlichen Wohnadresse — Stromrechnung oder Kontoauszug, weniger als 3 Monate alt, auf Ihren Namen an Ihrer Heimadresse (jedes Land)
- UBO-Erklärung (Formular A) — identifiziert den/die wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft; erforderlich für alle Schweizer Banken und Notare gemäss GwG
- Erklärung zur Herkunft des Stammkapitals — kurze schriftliche Erklärung, woher das Stammkapital stammt (Ersparnisse, Geschäftseinkommen, Darlehen, Anlageerlöse)
- 3 Firmennamensvorschläge — in der Reihenfolge der Präferenz; Notar oder Treuhänder prüft Verfügbarkeit auf Zefix
- Anteilsverteilungsplan — prozentuale Aufteilung unter allen Gesellschaftern
- Einseitige Geschäftsbeschreibung — was die Gesellschaft tun wird, in welchen Märkten, mit welchen Arten von Kunden
Wenn ein Gesellschafter selbst eine Gesellschaft ist (Unternehmens-Gesellschafter), muss die Eigentümerkette bis zur natürlichen Person als wirtschaftlich Berechtigtem dokumentiert werden — Statuten, Handelsregisterauszug und UBO-Erklärung für die Muttergesellschaft sind typischerweise erforderlich.
Dokumentencheckliste — Bankkonto-KYC
Standardmässige Schweizer Bank (UBS, Valiant)
Zusätzlich zu allen Gründungsdokumenten erfordert eine Geschäftskonto-Bewerbung bei einer Standard-Schweizer-Bank:
- Handelsregisterauszug — beglaubigt, datiert innerhalb der letzten 3 Monate
- Unterschriftenproben — für alle zeichnungsberechtigten Personen auf dem Konto
- Businessplan oder Umsatzprojektion — typischerweise 12 Monate vorwärts; die Bank möchte erwartete Einnahmen, Hauptkunden und geografische Transaktionsverteilung verstehen
- Beschreibung der erwarteten Transaktionsflüsse — betroffene Länder, ungefähre monatliche Volumina, Häufigkeit und Art der Gegenparteien
- Vermögensherkunftserklärung — persönlich, nicht nur auf Unternehmensebene; Banken wenden dies auf den/die wirtschaftlich Berechtigten an
- Professionelles Referenzschreiben — von einigen Banken verlangt, insbesondere für nichtansässige Gründer ohne bisherige Schweizer Bankgeschichte
Digitale und Neobanken-Optionen
Digitale Banken bieten einen leichteren Onboarding-Prozess — typischerweise ein App-basierter Ablauf ohne Kundenberater. Anforderungen umfassen Handelsregisterauszug, UBO-Erklärung und Geschäftstätigkeitsbeschreibung. Die Bewerbung ist schneller, aber:
- Bestimmte Aktivitätstypen werden routinemässig abgelehnt: Krypto, Devisenhandel, Offshore-Beratung ohne Schweizer Substanz, bargeldintensive Unternehmen
- Transaktionslimiten sind niedriger als bei Standardbanken
- Digitale Banken nehmen nicht am Einzahlungskonto-Prozess teil — sie können nicht für das Stammkapital bei der Gründung verwendet werden
Die Reihenfolge, die Ihre Zeitplanung bestimmt
Jeder Schritt hängt vom vorherigen ab. Alles parallel vorzubereiten und in der richtigen Reihenfolge einzureichen, eliminiert die häufigsten Verzögerungen.
- Reisepass + Adressnachweis bereit → Voraussetzung für die Einbeziehung des Notars
- Geschäftsbeschreibung + Anteilsplan bestätigt → Notar entwirft Statuten
- Statuten remote unterzeichnet → Notar weist UBS an, das Einzahlungskonto zu eröffnen
- Stammkapital auf Einzahlungskonto überwiesen → UBS stellt die Kapitaleinzahlungsbestätigung aus (2–3 Werktage)
- Notar reicht beim Handelsregister ein → Registereintragung in 5–10 Werktagen bestätigt
- Handelsregisterauszug verfügbar → Geschäftskonto-Bewerbung eingereicht
- Banken-KYC-Prüfung und Kontoeröffnung → 48 Stunden (UBS über Notariatspartnerschaft) bis 4 Wochen (Standard-Bewerbung)
Was Verzögerungen verursacht — und wie man sie vermeidet
Abgelaufene oder inkonsistente Ausweisdokumente. Ein auch nur einen Tag vor der Einreichung abgelaufener Reisepass führt zu sofortiger Ablehnung. Der Name auf Ihrem Reisepass muss dem Adressnachweis genau entsprechen.
Vage Herkunftsnachweis-Erklärungen. «Geschäftseinkommen» reicht nicht aus. Banken möchten: welches Geschäft, wo, über welchen Zeitraum. Eine zwei Absätze lange Erklärung mit ungefähren Beträgen reduziert Nachfragen erheblich.
Risikobehaftete Aktivitätsklassifizierung. Krypto, Devisen, Finanzdienstleistungen und Holdinggesellschaften ohne Schweizer Substanz lösen erweiterte Sorgfaltsprüfungen aus. Das bedeutet keine Ablehnung — aber eine längere Prüfung und mehr Dokumentation.
Gesellschafter aus FATF-Ländern auf Beobachtungsliste. Die FATF überwacht eine Liste von Jurisdiktionen mit strategischen GwG-Mängeln. Gesellschafter mit Staatsbürgerschaft oder Wohnsitz in diesen Jurisdiktionen lösen zusätzliche Prüfungen aus.
Unvollständige Akte bei Ersteinreichung. Die Einreichung einer unvollständigen Akte verlängert Zeitpläne erheblich. Bereiten Sie die vollständige Akte vor der Ersteinreichung vor.
Was VOZ und der Notar übernehmen vs. was Sie beisteuern
| Schritt | VOZ / Notar / UBS übernimmt | Sie steuern bei |
|---|---|---|
| Firmennamen | Zefix-Namensverfügbarkeitsprüfung | 3 Namensvorschläge in Präferenzreihenfolge |
| Statuten | Vom Notar entwurfsweise per E-Mail | Prüfen und remote unterzeichnen |
| Einzahlungskonto | UBS eröffnet Konto (Notarkoordination) | Überweisung des Stammkapitals |
| Handelsregistereintragung | Notar reicht die Anmeldung ein | Nichts nach Unterzeichnung |
| Eingetragene Adresse | VOZ stellt das rechtliche Domizil bereit | Nichts |
| Schweizer Wohnsitzvertreter | VOZ stellt Direktorendienst bereit | Nichts, oder eigenen ernennen |
| Reisepass / Ausweis | Nichts — vom Notar verifiziert | Gültige Kopie für jeden Gesellschafter + Direktor |
| Persönlicher Adressnachweis | Nichts | Rechnung oder Kontoauszug <3 Monate, pro Person |
| UBO-Erklärung | Formular vom Notar oder der Bank | Vom wirtschaftlich Berechtigten ausgefüllt und unterzeichnet |
| Geschäftsbeschreibung / Herkunft | Nichts | Von Ihnen verfasst, mit der Akte eingereicht |
Häufig gestellte Fragen
Ist KYC für GmbH und AG gleich?
Die Dokumentenanforderungen sind identisch. Beide erfordern Reisepass, Adressnachweis, UBO-Erklärung und Herkunftsnachweis für alle Gesellschafter und Direktoren. Der Unterschied liegt im Stammkapitalbetrag (CHF 20’000 für GmbH vs. CHF 100’000 für AG), nicht bei den Ausweisdokumenten.
Wie lange dauert das Banken-KYC in der Schweiz?
Über die UBS-Notariatspartnerschaft: Kontoeröffnung typischerweise innerhalb von 48 Stunden nach Handelsregistereintragung. Für eine selbständig eingereichte Standard-Bankbewerbung: 1–4 Wochen je nach Bank, Geschäftstätigkeit und Vollständigkeit der Akte bei Ersteinreichung.
Müssen KYC-Dokumente auf Deutsch, Französisch oder Italienisch eingereicht werden?
Schweizer Notare und Banken akzeptieren routinemässig Dokumente auf Englisch. Reisepässe, Rechnungen und Kontoauszüge auf Englisch sind Standard. Bei Dokumenten in einer anderen Sprache kann eine beglaubigte Übersetzung erforderlich sein.
Was passiert, wenn mein Banken-KYC abgelehnt wird?
Eine Ablehnung ist nicht endgültig. Sie können bei einer anderen Bank einreichen — jedes Institut wendet seine eigenen Risikokriterien unabhängig an. Eine klarere Geschäftsbeschreibung, stärkere Schweizer Substanz oder eine andere Bankkategorie kann das Ergebnis ändern.
Erfüllt die VOZ-Adresse die «Nachweis der Schweizer Adresse»-Anforderung im Gesellschafts-KYC?
Für die Gesellschaft selbst: ja. Die eingetragene VOZ-Adresse erfüllt die Handelsregister-Domizilpflicht und wird von Banken als Rechtsadresse der Gesellschaft akzeptiert.
Für einzelne Gesellschafter und Direktoren: nein. Banken und Treuhänder benötigen den persönlichen Nachweis der Wohnadresse — eine Rechnung oder ein Kontoauszug auf den persönlichen Namen an der persönlichen Heimadresse. Die VOZ-Gesellschaftsadresse kann nicht als persönliche Wohnadresse für das individuelle KYC verwendet werden.
